Het komt regelmatig voor dat een bedrijf besluit om een WBSO-aanvraag in te dienen maar dat de deadline al nabij is en er eigenlijk te weinig tijd is om de aanvraag goed voor te bereiden. Ook kan het bijvoorbeeld voorkomen dat een besluit om een project te starten pas vlak na de deadline zal worden genomen. In die situaties is het mogelijk om (voor de deadline-datum) uitstel aan te vragen door het indienen van een vormvrije aanvraag (pro-forma-aanvraag). In een vormvrije aanvraag worden alleen de bedrijfsnaam, de adresgegevens en de contactpersoon opgegeven en wordt geen inhoudelijke informatie gegeven. Een bedrijf ontvangt vervolgens een schriftelijke bevestiging met daarin een nieuwe deadline om de aanvraag compleet te maken. Doorgaans krijgt een bedrijf ± 2 weken extra de tijd om de aanvraag compleet te maken. Bij vormvrije aanvragen die eind november zijn ingediend verschuift de deadline ± 6 weken in verband met de feestdagen. Voor de WBSO betekent dit dat de datum waarop de vormvrije aanvraag is ingediend als formele indiendatum wordt gehanteerd. Voorbeeld: een bedrijf dat een aanvraag wil doen voor de periode januari t/m juni moet uiterlijk 20 december van het voorgaande jaar een volledige aanvraag indienen óf een vormvrije aanvraag indienen. Bij zelfstandigen is de situatie anders omdat de aanvraagperiode hierbij start vanaf het moment van indiening maar ook zij kunnen een vormvrije aanvraag indienen.
Net als een volledige aanvraag is het ook mogelijk om een vormvrije aanvraag weer in te trekken indien een bedrijf besluit om toch geen aanvraag te doen. Trek een vormvrije aanvraag altijd zelf in en laat deze niet geruisloos verlopen (door geen volledige aanvraag in te dienen). In het laatste geval telt de RVO de aanvraag namelijk als een volledige aanvraag mee en dit gaat af van het maximale aantal van 4 aanvragen per jaar. In sommige gevallen kan dit ertoe leiden dat een bedrijf geen aanvraag kan doen voor een bepaalde periode van het jaar en subsidie misloopt.