Indien een bedrijf veel kosten en uitgaven heeft, dan resulteert het begroten van de kosten en uitgaven vaak in een hoger subsidiebedrag dan de forfaitaire regeling. Een belangrijke voorwaarde hierbij is dat de kosten en uitgaven direct betrekking hebben op en noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van speur- en ontwikkelingswerk. De kosten en uitgaven moeten voor rekening van de aanvrager komen en loonkosten zijn hierbij uitgesloten.
De regeling maakt een verschil tussen kosten en uitgaven. Uitgaven zijn hierbij nieuw vervaardigde bedrijfsmiddelen die worden aangeschaft om speur- en ontwikkelingswerk (S&O) mee te doen. Dit zijn dus investeringen. Kosten zijn alle andere zaken die zijn betaald voor het uitvoeren van eigen S&O. Dit betreft dus vaak verbruiksgoederen, materialen of werk dat bij derden wordt neergelegd.
Voorbeelden van kosten en uitgaven die wél in aanmerking komen:
- Apparatuur / instrumenten;
- Licenties voor specifieke software t.b.v. het project en die uitsluitend daarvoor worden ingezet;
- Leasekosten van bedrijfsmiddelen zoals servers die uitsluitend voor het project worden gebruikt;
- Verbruiksgoederen, materialen en/of grondstoffen;
- Nieuwbouw waar uitsluitend WBSO-activiteiten plaatsvinden (bijvoorbeeld een laboratorium);
- Materialen en/of onderdelen ten behoeve van het zelf vervaardigen van een prototype (zonder productieve of commerciële waarde);
- Kosten derden voor prototypes (zonder productieve of commerciële waarde);
- Kosten voor onderhoud / reparatie van bedrijfsmiddelen;
- Testen en metingen van prototypen.
Voorbeelden van kosten en uitgaven die niet in aanmerking komen:
- De bouw van een prototype dat uiteindelijk gebruikt wordt in de productie of verkocht zal worden;
- Marktonderzoek;
- Productievoorbereiding;
- Eigen loonkosten (deze worden al ondersteund via de WBSO-regeling);
- Kosten van uitbesteed onderzoek- of ontwikkelwerk;
- Inhuur van arbeid;
- Licentiekosten voor algemene softwarepakketten zoals Office of voor softwarepakketten die ook voor andere werkzaamheden worden gebruikt;
- Kosten voor het aanvragen van een octrooi;
- Indirecte kosten en uitgaven zoals abonnementen, opleidingen, trainingen of beursbezoek;
- Afschrijvingskosten of financieringskosten;
- Tweedehands bedrijfsmiddelen;
- Investeringen waar MIA of EIA-subsidie voor is verkregen.
Indien er significante opbrengsten worden verkregen door bedrijfsmiddelen na het project door te verkopen, dan moeten deze opbrengsten in mindering worden gebracht op de begroting.