De urenadministratie laat zien hoeveel uur er per WBSO-project aan S&O-werkzaamheden is besteed. De uren zijn daarbij per dag geregistreerd en specificeerbaar per S&O-medewerker/zelfstandige. Over het format waarin een bedrijf de uren registreert worden geen eisen gesteld. Dit kan dus een Excelsheet zijn, een tijdschrijfsysteem zoals Harvest of zelfs een zelf ontwikkelde registratietool. Zolang de wijze van registreren wel voldoet aan de punten hieronder. Een sluitende urenregistratie is ook niet vereist maar wel handig omdat hiermee tijdens een controle duidelijk kan worden gemaakt welke uren wél en welke uren niet als subsidiabel worden gezien.
Verder worden de volgende eisen gesteld:
- De uren worden binnen 10 werkdagen geregistreerd;
- Alleen technische medewerkers op de eigen loonlijst kunnen uren registreren (stagiairs of afstudeerders vallen hier doorgaans niet onder);
- Een registratie van meer dan 8 uur per dag is alleen mogelijk indien de extra uren ook daadwerkelijk worden uitbetaald;
- De RVO hanteert een FTE van 1.750. Indien er meer uren per werknemer worden geregistreerd, dan roept dit vragen op en moet dit kunnen worden verklaard;
- Een logische eis die toch nog vaak fout gaat is dat er geen uren worden geschreven op verlof en/of ziektedagen.
Bedrijven zijn verplicht om het aantal gerealiseerde WBSO-uren na afloop van het kalenderjaar te melden aan de RVO. Hierbij moet een optelling worden gemaakt per aanvraagperiode en per project. Voor het opzetten van de urenregistratie is het daarom belangrijk om hier rekening mee te houden. De RVO heeft een template urenstaat in Excel-formaat beschikbaar gesteld die voldoet aan alle vereisten. De template die hieronder staat is hierop gebaseerd maar uitgebreid om de uren eenvoudiger op te tellen:
! Deze urenstaat is met name geschikt voor bedrijven die per half jaar subsidie aanvragen. Bedrijven met een ander aanvraagritme (bijvoorbeeld per trimester) kunnen de template eenvoudig zelf wijzigen.