De berekening van de WBSO-subsidie is soms erg lastig en kan veel vragen oproepen. De berekening verschilt als eerste per type aanvrager: inhoudingsplichtige (d.w.z. technisch personeel op de eigen loonlijst) en/of zelfstandige. Daarnaast zijn de volgende parameters van belang:
- Aantal S&O-uren dat er aan de projecten wordt gewerkt;
- Bedragen aan kosten en uitgaven;
- Starterstatus: starters ontvangen een hoger subsidiebedrag (zie berekening subsidiebedrag);
- Gemiddelde uurtarief.
De subsidiepercentages en de berekening van het WBSO-subsidiebedrag wijzigen bijna jaarlijks. Hieronder geven wij de parameters weer.
Aantal S&O-uren
De hoogte van de WBSO-subsidie hangt in eerst plaats af van het aantal uur dat een bedrijf in de aanvraagperiode aan speur- en ontwikkelwerkzaamheden besteedt. Hierbij gaat het uitsluitend om technische ontwikkeling en tellen alleen de uren van technisch onderlegd personeel mee.
Kosten en uitgaven (WBSO / RDA)
Naast subsidie op de loonkosten die een bedrijf maakt is het ook mogelijk om subsidie over een deel van de overige kosten en uitgaven te ontvangen. Voorheen was hier een aparte regeling voor onder de naam RDA maar sinds 2016 is deze opgegaan in de WBSO. Deze extra subsidie is alleen mogelijk voor inhoudingsplichtigen en niet voor zelfstandigen.
Om de hoogte van de subsidie te bepalen is als eerste van belang of een bedrijf een begroting van kosten en uitgaven opvoert of dat zij gebruik wil maken van de forfaitaire regeling. Een bedrijf is vrij om te kiezen hoe zij de kosten en uitgaven wil aanvragen maar binnen een kalenderjaar is het niet mogelijk om deze keuze nog te wijzigen. Hieronder worden beide keuzes toegelicht:
Forfaitair
Hierbij wordt er een opslag aan kosten en uitgaven berekent per uur dat aan speur- en ontwikkelwerk zal worden besteed. Deze opslag werkt volgens een staffel (2020):
- Voor de eerste 1.800 uur is de opslag €10,- per uur
- Voor de uren boven 1.800 uur is de opslag € 4,- per uur
Bij de forfaitaire berekening is een bedrijf niet verplicht om aanvullende administratie bij te houden. Het bijhouden van facturen en betalingsbewijzen is hiervoor dus niet nodig. Met name bedrijven in de ICT-sector maken vaak gebruik van de forfaitaire regeling omdat zij hoofdzakelijk loonkosten maken en maar minimale overige kosten en uitgaven hebben. Vaak bedragen de kosten in deze sector voornamelijk de aanschaf van algemeen inzetbare bedrijfsmiddelen zoals laptops of servers en deze zijn uitgesloten van de WBSO-regeling.
Begroting van kosten en uitgaven
Indien een bedrijf niet voor de forfaitaire regeling kiest, dan kan zij ook een begroting indienen van de kosten en uitgaven. Hierbij omschrijft het bedrijf per ontwikkelproject zo specifiek mogelijk welke kosten en uitgaven zij verwacht te gaan maken. Het is hierbij niet verplicht om offertes en/of technische specificaties mee te sturen van de bedrijfsmiddelen. Het opvoeren van een begroting is met name interessant voor bedrijven die kosten en uitgaven maken in verhouding tot het aantal uur ontwikkelwerk. Bedrijven die de kosten en uitgaven op deze wijze indienen zijn verplicht om na afloop van het boekjaar de werkelijke realisatie hiervan te melden bij de RVO. Op basis van deze melding volgt eventueel een eindafrekening. Daarnaast is de aanvrager verplicht om de offertes, opdrachtbevestigingen, facturen en betaalbewijzen in haar administratie te bewaren.
Starterstatus
Een inhoudingsplichtige wordt gelabeld als starter wanneer er aan twee voorwaarden is voldaan:
- In de afgelopen 5 jaar was er minimaal 1 jaar waarop er géén personeel op de loonlijst stond;
- Er zijn in de afgelopen 5 jaar maximaal 2 beschikkingen voor de WBSO ontvangen.
Een zelfstandige is starter wanneer er aan twee voorwaarden is voldaan:
- In de afgelopen 5 jaar was hij/zij minimaal 1 jaar geen ondernemer;
- Er zijn in de afgelopen 5 jaar maximaal 2 beschikkingen voor de WBSO ontvangen.
Indien een bedrijf R&D-activiteiten heeft overgenomen van een ander bedrijf, dan kan dit gezien worden als voortzetting van de onderneming. In die situatie worden de WBSO-beschikkingen meegeteld voor het bepalen van de starterstatus. Voorbeelden waarbij dit van toepassing is zijn de omzetting van een eenmanszaak naar een bv, het splitsen van een bv in een holding met werkmaatschappij of een fusie.
Uurtarief
Voor het vaststellen van het uurtarief kijkt de RVO altijd naar een voorgaand referentiejaar. Het gaat daarbij altijd om het laatst afgesloten boekjaar. Doet u een aanvraag voor 2023, dan kijkt de RVO bijvoorbeeld terug naar 2021. Heeft een bedrijf in het referentiejaar géén WBSO-subsidie ontvangen, dan hanteert de RVO een forfaitair uurtarief van € 29,- (2020).
Heeft een bedrijf in het referentiejaar wél WBSO-subsidie ontvangen, dan berekent de RVO een gemiddeld uurtarief op basis van de salarisgegevens van het technisch personeel. Hiervoor is het noodzakelijk dat een bedrijf door middel van een BSN-melding zelf aangeeft welke technische medewerkers aan de projecten hebben gewerkt. Het gaat hier niet om een gewogen gemiddelde dus zelfs medewerkers die maar een tiental uren aan speur- en ontwikkelwerk hebben besteed tellen hierin mee.
Berekening subsidiebedrag
Om het subsidiebedrag te berekenen worden een aantal stappen doorlopen. Als eerste wordt het aantal S&O-uren vermenigvuldigd met het uurtarief. Hieruit volgt een bedrag dat het S&O-loon wordt genoemd. Bij het S&O-loon wordt vervolgens het begrote bedrag aan kosten en opbrengsten opgeteld om tot de totale S&O-grondslag te komen. Indien er voor de forfaitaire berekening van kosten en opbrengsten is gekozen, dan wordt in plaats daarvan het forfaitaire bedrag opgeteld om tot de S&O-grondslag te komen.
Het subsidiebedrag dat een bedrijf ontvangt is vervolgens een percentage van deze S&O-grondslag. Ook hierbij wordt gewerkt met een staffel:
- Voor de eerste € 350.000 is het subsidiepercentage 32%
- Voor het deel daarboven is het subsidiepercentage 16%
Voor bedrijven met een starterstatus hanteert de RVO de volgende percentages:
- Voor de eerste € 350.000 is het subsidiepercentage 40%
- Voor het deel daarboven is het subsidiepercentage 16%
Voor zelfstandigen is de situatie anders. Zij ontvangen de volgende vaste bedragen indien zij in het totale kalenderjaar minimaal 500 uur aan speur- en ontwikkelwerk besteden:
- Geen starter: € 12.980
- Wel starter: € 19.474
In tegenstelling tot de bedragen voor bedrijven met personeel in loondienst gaat het hier om bruto bedragen. De bedragen voor een zelfstandige zijn namelijk aftrekposten die vergelijkbaar zijn met bijvoorbeeld de zelfstandigenaftrek. Het netto voordeel hangt o.a. af van het inkomen van de zelfstandige en in welke belastingschijven hij/zij valt. Indien de bedragen met de hoogste belastingschijf worden verrekend dan is het netto voordeel: € 6.425 en € 9.640 (starters).
Als laatste is het voor een zelfstandige niet mogelijk om kosten en/of uitgaven op te voeren of om gebruik te maken van de forfaitaire regeling voor kosten en uitgaven.