Om een S&O-verklaring te verkrijgen moet een aanvraag niet alleen aan de formele criteria voldoen maar zal deze ook inhoudelijk door de RVO worden beoordeeld. Omdat er vaak vragen zijn over de inhoudelijke beoordeling volgt hier een gedetailleerde toelichting.
Het begrip S&O is als eerste in grote lijnen gelijk aan het Engelse Research and Development (R&D). Het gaat hierbij om de activiteiten: onderzoeken, bewijzen en ontwikkelen. De Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk (WBSO) is zoals de naam al aangeeft, gebaseerd op een officiële wettekst. Deze wet is generiek omschreven maar daarmee ook op diverse wijzen te interpreteren. Concreet beschrijft art. 1 lid 1 sub p Wet vermindering afdracht loonbelasting en premie voor de volksverzekeringen 1996 wat de overheid onder Speur- en ontwikkelingswerk verstaat:
Speur- en ontwikkelingswerk: door een S&O-inhoudingsplichtige of een S&O-belastingplichtige systematisch georganiseerde en in een lidstaat van de Europese Unie verrichte werkzaamheden, direct en uitsluitend gericht op:
1°. technisch-wetenschappelijk onderzoek;
2°. de ontwikkeling van voor de S&O-inhoudingsplichtige, onderscheidenlijk de S&O-belastingplichtige, technisch nieuwe (onderdelen van) fysieke producten, (onderdelen van) fysieke productieprocessen, of (onderdelen van) programmatuur;
Wanneer wetenschappelijke methoden worden gebruikt, een verschijnsel wordt onderzocht en bijvoorbeeld fundamentele kennis wordt opgedaan dan is er vaak geen twijfel of een project technisch-wetenschappelijk onderzoek betreft. Bij de ontwikkeling van producten, productieprocessen of programmatuur ligt de situatie echter anders. Deze zaken moeten volgens deze definitie namelijk technisch nieuw zijn voor de aanvrager. Een bedrijf kan dus een product op een beurs hebben gezien en besluiten om dit zelf ook te ontwikkelen. Afhankelijk van het kennisniveau en ervaring moet het bedrijf hier zelf technische problemen bij oplossen. Het is dan niet meer nieuw in de markt maar het kan voor de aanvrager nog steeds technisch nieuw zijn en voor WBSO in aanmerking komen.
Bedrijfsprofiel
Om te bepalen of iets technisch nieuw is voor een bedrijf en of er technische uitdagingen zitten in een project zal de RVO een profiel van de aanvrager maken. Hierbij probeert de RVO in de eerste plaats inzicht te krijgen in de eigen technische kennis en het eigen technische kunnen van de medewerkers binnen het bedrijf. Vaak worden daarvoor de CV’s en/of LinkedIn profielen van medewerkers geraadpleegd om in te schatten op welk technisch niveau uw bedrijf zit. Hieruit moet ten minste blijken dat de medewerkers capabel zijn om technisch speur- en ontwikkelwerk te verrichten. Dit betekent minimaal dat een medewerker een technische achtergrond heeft zoals een informatica opleiding of een opleiding in de techniek. Een hogere opleiding (HBO/Universiteit) is daarbij een pré omdat dit betekent dat er een grotere kans is dat er op een fundamenteler niveau nieuwe technische zaken worden ontwikkeld.
Daarnaast moet het project nieuwe technische problemen bevatten die voor het bedrijf een uitdaging zijn en verder gaan dan regulier werk. Nieuwe technische problemen ontstaan vaak wanneer er twee of meer doelen met elkaar in conflict zijn. Een bedrijf wil bijvoorbeeld zeer snelle dataverwerking realiseren maar deze ook realtime zwaar versleutelen. Of het bedrijf wil een zeer sterke constructie maken maar met een minimaal gewicht. Om tot een optimaal resultaat te kunnen komen zal hiervoor een nieuwe slimme oplossing moeten worden ontwikkeld.
Het verschil tussen regulier werk en speur- en ontwikkelingswerk heeft onder andere te maken met onzekerheden. Bij regulier werk weet een bedrijf vooraf al dat de principes en technieken die zij gaan toepassen reeds eerder zijn beproefd en kan zij vaak een goede inschatting maken van de tijd die hiervoor benodigd is. Bij speur- en ontwikkelingswerk is het bedrijf vooraf nog onzeker of een nieuw principe gaat werken en is het vaak ook moeilijk in te schatten hoeveel tijd de medewerkers hiermee bezig zullen zijn. De aanvrager moet in dat geval soms een of meerdere prototypes ontwikkelen, testen uitvoeren en nieuwe oplossingen bedenken. Ook kan het zijn dat het project daarbij mislukt en het bedrijf alleen harde lessen heeft geleerd. In dat geval komt dit project alsnog in aanmerking voor de WBSO aangezien deze subsidie zich bij uitstek richt op risicovolle projecten en daarbij gaat het nu eenmaal niet altijd vlekkeloos. In de praktijk bestaan projecten vaak uit een combinatie van regulier werk en speur- en ontwikkelingswerk. Ook dan kan een bedrijf WBSO aanvragen en zal er vooraf een realistische inschatting worden gemaakt van het aantal uren dat subsidiabel is.
Om te bepalen of iets technisch nieuw is kijkt de RVO daarnaast met een schuin oog naar de huidige stand van de techniek. Indien een bepaalde lasverbinding bijvoorbeeld al 10 jaar gangbaar is binnen de sector dan kan een aanvrager niet beweren dat dit technische risico’s voor haar bedrijf meebrengt. Op het gebied van programmatuur is verder het bouwen van een login met een gebruikersnaam en een wachtwoord redelijk gestandaardiseerd en verwacht de RVO dat ook dit geen technische uitdagingen geeft. De beoordelaars van de RVO hebben overigens allemaal zelf een technische achtergrond zodat zij hier een zinnige uitspraak over kunnen doen.
Wel of geen WBSO?
Bij het beoordelen van WBSO-projecten gaat het altijd om het totale beeld. Is het aannemelijk dat dit type bedrijf speur- en ontwikkelingswerk verricht? Zijn er technische problemen? Gaat het bedrijf een proof of concept dan wel een prototype ontwikkelen? Welke medewerkers gaan aan het project werken? Een eenduidig antwoord blijft moeilijk en daarom adviseren wij bedrijven in de ICT of techniek om een concreet project altijd even aan ons voor te leggen. Vaak kunnen wij binnen een half uur al beoordelen of u nu wel of geen kans maakt op WBSO-subsidie.