Voor het schrijven van aanvragen, indienen van de aanvragen, beantwoorden van vragenbrieven, het voeren van een bezwaar of advies over de WBSO wordt vaak een subsidieadviseur ingeschakeld. De subsidieadviseur wordt dan gemachtigd door het aanvragende bedrijf om als intermediair op te treden voor een deel van het proces of voor het gehele proces. Aangezien het aanvragen van subsidies voor de meeste technische bedrijven niet hun core business is en zij niet op de hoogte zijn van alle details, kan dit veel tijd besparen.
De meeste subsidieadviesbureaus werken hierbij op basis van een no cure no pay afspraak. Indien er geen subsidie wordt toegekend, dan wordt er ook niets in rekening gebracht. Indien de aanvraag volledig of deels is goedgekeurd dan brengt het bureau hier een percentage van in rekening. De hoogte van dit percentage is in eerste instantie afhankelijk van de hoogte van het aangevraagde subsidiebedrag. De hoeveelheid werk is voor een grote aanvraag van bijvoorbeeld € 300.000 niet tien keer meer dan bij een aanvraag van € 30.000. Omdat vooraf vaak niet duidelijk is hoe hoog het subsidiebedrag zal worden, is het vaak verstandig een staffel af te spreken waarbij het percentage lager is naarmate het subsidiebedrag hoger uitvalt.
Naast een afspraak volgens het no cure no pay principe is ook een vergoeding op uurbasis gangbaar maar daarbij ligt het afbreukrisico (het risico dat er geen subsidie wordt toegekend) volledig bij de aanvrager.