Tijdens de hoorzitting krijgt een bedrijf de kans om het bezwaar inhoudelijk mondeling toe te lichten. De hoorzitting wordt voorgezeten door een jurist van de RVO die als eerste de procedure en de wettelijke vereisten beoordeelt. De jurist wordt tijdens de hoorzitting bijgestaan door een of meerdere inhoudelijke beoordelaars van de RVO voor de inhoudelijke kant van de zaak. Deze beoordelaars zijn nog niet eerder betrokken geweest bij het dossier en kijken hier met een frisse blik naar. De hoorzittingen worden gehouden op het RVO-kantoor te Zwolle en duren gemiddeld zo’n 2 uur.
Als er in bezwaar wordt gegaan tegen een inhoudelijke beoordeling van een of meerdere projecten dan moet dit tijdens de hoorzitting met technische details worden onderbouwd. Doorgaans kan dit alleen wanneer een of meerdere technische medewerkers van het bedrijf op de hoorzitting aanwezig zijn en zelf het woord voeren. Zodoende kan de RVO het verhaal van de directbetrokkenen horen en dit zo goed mogelijk beoordelen. Een goede voorbereiding van de hoorzitting is verder erg belangrijk omdat er maar één kans is om de WBSO-aanvraag alsnog toe te lichten. Een eigen presentatie voorbereiden kan in dat geval helpen om het verhaal te structureren en er zeker van te zijn dat tijdens de hoorzitting alle eigen argumenten worden besproken. De argumentatie kan hierbij worden onderbouwd met technische voorbeelden en materiaal uit het project. Voor bedrijven die tastbare zaken ontwikkelen is het ook een goed idee om een prototype mee te brengen als dit mogelijk is, om het project concreet/tastbaar te maken.
Na afloop van de hoorzitting gaat de RVO op basis van alle informatie en de mondelinge toelichtingen het project(en) nogmaals beoordelen. Na enkele weken volgt hierop een definitief besluit.