Projectadministratie

De projectadministratie omvat alle informatie die het bedrijf tijdens een controle kan laten zien om te bewijzen dat het S&O-project (in lijn met de regeling) is uitgevoerd. Ook kunnen tastbare zaken zoals prototypen en beproefde constructies/mechanismen deel uitmaken van de projectadministratie. Volgens de definitie van de WBSO-regeling laat een goede projectadministratie daarbij de aard, de inhoud en de voortgang van het S&O-project zien. Met aard wordt het soort activiteiten bedoeld dat is uitgevoerd. Gaat het bijvoorbeeld om programmeerwerkzaamheden, deskresearch of het bouwen van een prototype? Niet alle typen activiteiten komen immers in aanmerking voor subsidie.

De inhoud betekent hier voor welk product, component, module, etc. de werkzaamheden precies zijn verricht. Alleen werkzaamheden aan zaken die in de aanvraag of in de overige correspondentie met de RVO letterlijk zijn benoemd (en goedgekeurd) komen in aanmerking.

Bij speur- en ontwikkelprojecten worden doorgaans meerdere fasen of iteraties doorlopen om tot de uiteindelijke oplossing te komen. Dit moet echter wel aantoonbaar zijn bij een eventuele controle en daarom is het ook belangrijk dat de voortgang zichtbaar is.

Een goede projectadministratie is opgebouwd uit drie lagen:

Aanvraag en correspondentie

Hoewel de RVO uiteraard ook zelf deze documenten bezit, getuigd het van een goede administratie om alle communicatie over de aanvraag gestructureerd in het WBSO-dossier te hebben (digitaal of geprint). Hierbij gaat het om:

  • De definitieve versies van de aanvragen;
  • Eventuele vragenbrieven en hun beantwoording;
  • S&O-verklaring;
  • Bezwaarschrift met de reactie op de hoorzitting;
  • Uren- en BSN-meldingen;
  • Overige communicatie.

Voortgangsrapportages

De voortgangsrapportages beschrijven chronologisch op welke wijze de WBSO-projecten zijn verlopen. De rapportages zijn vooral technisch van aard en gaan in op de keuzes die zijn gemaakt, de technische uitdagingen tijdens het project en de oplossingsrichtingen die zijn onderzocht. Ter onderbouwing is het ook mogelijk om schema’s, grafieken, testresultaten of in geval van programmatuur ook fragmenten van code te verwerken in de rapportages.
Daarnaast kunnen ook andere zaken worden benoemd die van invloed zijn geweest op bijvoorbeeld de scope, de richting of de voortgang van het project. Denk hierbij aan een plotselinge uitval van een S&O-medewerker, uitloop omdat de financiering niet rond is of een lager uitvoeringstempo van het project vanwege andere prioriteiten.

Een richtlijn voor de omvang van de rapportage is minimaal een ½ A4 tekst per kwartaal per project. Dit staat echter wel in relatie tot het aantal geschreven S&O-uren. Bij weinig uren of wanneer het project (grotendeels) heeft stilgelegen volstaat het bijvoorbeeld om dit met twee zinnen toe te lichten.

Het bewaren en bijhouden van feiten die bewijzen dat het WBSO-project heeft plaatsgevonden is voor veel bedrijven niet moeilijk. Doorgaans is dit echter ongestructureerde informatie die niets vertelt over hoe het project is verlopen. Tijdens een controle is het daarom moeilijk om een relatie te leggen tussen de plannen die in de aanvraag staan beschreven en de daadwerkelijke feiten. Voortgangsrapportages vormen daarom een onmisbare tussenlaag tussen de vaak abstracte aanvraag en de ongestructureerde feiten. Aanvraag, rapportages en onderliggende feiten vormen zo een logisch geheel en maken het controleren van de projecten eenvoudig en transparant.

Feiten

Tijdens de uitvoering van een WBSO-project wordt er vaak veel documentatie geproduceerd. Hier zijn geen richtlijnen voor vanuit de overheid zolang het maar wel relevant is voor het project. Bij de ontwikkeling van tastbare zaken (zoals producten of machines) gaat het vaak om andere documentatie dan bij ICT-projecten. Hieronder volgt daarom per categorie een checklist:

Tastbare / fysieke ontwikkeling (producten, machines, processen, etc.):

  • Notulen;
  • Gespreksverslagen;
  • Schetsen;
  • Aantekeningen;
  • (Technische) tekeningen;
  • Onderzoeksverslagen;
  • Correspondentie zoals e-mails;
  • Foto’s van prototypes;
  • De prototypes zelf (indien mogelijk);
  • Test- en meetrapporten.

ICT-projecten (applicaties, systemen, tools, etc.):

  • Code (en back-ups);
  • Verschillende versies van code;
  • Issues die zijn vastgelegd in een systeem zoals Jira of Trello;
  • Buglogsystemen en versiebeheersystemen zoals Git;
  • Prototypen;
  • Notulen / E-mails;
  • Schetsen / diagrammen;
  • Aantekeningen;
  • Onderzoeksverslagen;
  • Systeemplaten;
  • Screenshots van foutmeldingen;
  • Test- en meetrapporten;
  • Berekeningen;
  • Rapportages.

De gehele projectadministratie mag hooguit twee maanden achterlopen op de uitgevoerde S&O-activiteiten. Het is dus zaak om dit goed bij te houden.

Afwijkingen

WBSO-projecten verlopen in de praktijk vaak net iets anders dan initieel was beschreven in de aanvraag. Er ontstaan onverwachte tegenslagen, een oplossing die eerder kansrijk leek blijkt toch een slecht idee of er valt onverwachts een S&O-medewerker weg. De RVO begrijpt dat de praktijk vaak weerbarstig is en zal een bedrijf daarom niet vastpinnen op de plannen die het in de aanvraag heeft beschreven. Voorwaarde is wel dat een afwijkende situatie logisch verklaarbaar is en dat er geen subsidie is verkregen voor activiteiten die in de praktijk niet zijn uitgevoerd.

PDF