De meeste controles worden uitgevoerd door een beoordelaar / adviseur en worden steekproefsgewijs om de ± 7 jaar uitgevoerd. Dit type controle richt zich op één heel kalenderjaar en hierbij gaat het doorgaans om het laatste afgesloten jaar.
Een controle wordt altijd telefonisch aangekondigd waarbij de RVO een afspraak wil inplannen voor het bedrijfsbezoek. Bedrijven worden in dit geval direct benaderd en niet hun subsidieadviseur als zij die hebben. Vaak is het noodzakelijk om de puntjes op de ‘i’ te zetten om goed voorbereid het controlebezoek tegemoet te zien. In dat kader is het verstandig om deze afspraak enkele weken vooruit te plannen zodat hier voldoende tijd voor is.
Het hoofddoel van de controle is om na te gaan of het aannemelijk is dat de WBSO-projecten door het bedrijf zijn uitgevoerd en of deze activiteiten voldoen aan de wetgeving. De definitieve WBSO-aanvraag en correspondentie met de RVO (vragenbrieven, bezwaarschrift, etc.) vormen hierbij het uitgangspunt.
Tijdens de controle zal de beoordelaar met name naar de aanwezige administratie kijken: de urenadministratie, de projectadministratie en de administratie van kosten en uitgaven. Uit de administratie moet duidelijk blijken wat de omvang, aard, inhoud en voortgang is van ieder WBSO-project. Hierbij zal de beoordelaar ook controleren of het uurtarief correct is vastgesteld. Bedrijven die géén of een onvolledige administratie hebben, lopen een groot risico op het terugbetalen van subsidie en/of boetes. Onregelmatigheden in het controlejaar kunnen hierbij ook een aanleiding zijn om eerdere (tot 7 jaar terug) of latere jaren te controleren en daarmee kan er zeer veel subsidie op het spel komen te staan.
Ter voorbereiding op het controlebezoek doen bedrijven er verstandig aan een presentatie over het bedrijf en de projecten voor te bereiden. Zodoende kan het gesprek met de beoordelaar beter worden gestructureerd en worden er geen zaken over het hoofd gezien. Daarnaast is het handig om een of meerdere S&O-medewerkers aan tafel te hebben tijdens het controlebezoek zodat eventuele technische vragen direct vakkundig kunnen worden beantwoord.
Een controlebezoek duurt ongeveer 3 uur en verloopt in hoofdlijnen als volgt:
- Ontvangst
- Kennismakingsronde en bedrijfspresentatie
- Organisatie S&O-werkzaamheden: Hoe is het team samengesteld? Hoe maakt een bedrijf onderscheid tussen regulier werk en S&O-werk?
- Urenadministratie: controle gerealiseerde uren en uurtarief
- Bespreking WBSO-projecten
- Projectadministratie
- Kosten en uitgaven
- Voorlichting over wijzigingen en/of overige subsidiemogelijkheden
- Vervolgafspraken
Indien nodig zal de beoordelaar het bedrijf verzoeken om zaken te verbeteren in de administratie en/of documentatie na te sturen. Doorgaans heeft het bedrijf hier enkele weken de tijd voor. Als laatste zal de adviseur een rapportage opstellen met zijn/haar bevindingen. In dit rapport wordt vastgelegd hoe ieder onderdeel is beoordeeld, waar verbeteringen nodig zijn en of de subsidie behouden blijft.