Een bedrijf kan jaarlijks kiezen of het een begroting van de kosten en uitgaven wil opvoeren in de aanvraag of dat zij gebruik maakt van de forfaitaire regeling. In het laatste geval is het niet verplicht om een aanvullende administratie van de kosten en uitgaven bij te houden. Een correcte uren-administratie is dan voldoende.
Indien een bedrijf een begroting heeft opgegeven, dan bestaat de administratie onder andere per project uit:
- Offertes
- Opdrachtbevestigingen
- Facturen
- Betaalbewijzen
De administratie van de kosten en uitgaven moet jaarlijks worden bijgewerkt zodat de werkelijke realisatie kan worden gemeld (uiterlijk 31 maart van het opvolgende jaar).